Uniwersytecka Fundacja „Szkoła Prawa Niemieckiego w Warszawie”, ul. Lipowa 4, 00-316 Warszawa

Z tego dokumentu dowiedzą się Państwo, w jaki sposób Uniwersytecka Fundacja „Szkoła Prawa Niemieckiego w Warszawie” spełnia wymogi RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz w jaki sposób chronione i przetwarzane są Państwa dane osobowe. Zrobiliśmy wszystko, co w naszej mocy, aby zachować pełną zgodność z wszystkimi wymogami Rozporządzenia, jeśli jednak uznają Państwo, że jakiejś informacji brakuje lub cokolwiek w sprawach dotyczących naszej zgodności z wymogami RODO budzi Państwa zastrzeżenia, prosimy o kontakt, a niezwłocznie wprowadzimy poprawki. Dokument podzieliliśmy na wyraźne sekcje tematyczne, dzięki czemu można szybko zapoznać się z określonym zagadnieniem. Wszystko zostało opisane w sposób możliwie jasny i nie budzący wątpliwości.

W jakim celu przetwarzamy dane osobowe?

Cele przetwarzania danych osobowych w Fundacji to:

• Organizowanie kursów i szkoleń stacjonarnych i internetowych.
• Organizowanie konferencji naukowych, sympozjów i podobnych imprez o charakterze naukowych i dydaktycznych
• Organizowanie spotkań i wydarzeń o charakterze dydaktycznych i naukowym dla studentów i absolwentów kursów i szkoleń

    Chcemy zwiększać bezpieczeństwo korzystania ze strony i przeciwdziałać nadużyciom, atakom i utrudnieniom w korzystaniu ze strony. Ze względów bezpieczeństwa nasz serwer loguje połączenia na podstawie adresów IP, co jest podstawą administracji każdego urządzenia podłączonego do Internetu. W ten sposób możemy wykrywać próby nieautoryzowanego dostępu, ataków DDOS i innych prób nieautoryzowanego dostępu.

    Chcemy mieć możliwość skontaktowania się z użytkownikiem – dane są wówczas potrzebne, aby nasz e-mail dotarł do właściwego adresata lub aby był możliwy kontakt telefoniczny. Najczęściej kontaktujemy się w sprawach dotyczących organizacji kursów i udzielania pomocy technicznej.

    Studentom i absolwentom kursów Fundacji chcemy mailowo przesyłać informacje o ciekawych wydarzeniach . Wszyscy odbiorcy mogą w każdej chwili zażądać wykreślenia ich z listy mailingowej.

    Chcemy mieć możliwość pozyskiwania opinii studentów i absolwentów kursów i recenzji naszych działań, co pozwala nam poprawiać jakość naszych usług.

    Dane przetwarzamy również w związku z aktualnymi przepisami prawa. Ujawnienie danych osobowych użytkownika może wówczas nastąpić wyłącznie na mocy decyzji określonego organu uprawnionego przepisami prawa.

Realizując powyższe cele, upewniamy się, że w momencie rejestracji na kurs, szkolenie i konferencje użytkownik podaje swoje dane osobowe dobrowolnie, na własną odpowiedzialność, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie, zgodnie z obowiązującymi wymogami RODO. Przetwarzane są jedynie te dane, które są niezbędne prawidłowego działania serwisu.

Fundacja nie sprzedaje ani nie udostępnia danych osobowych użytkowników innym podmiotom.

 Jakie dane osobowe przetwarzamy i w jakich sytuacjach się to odbywa?

Jest dla nas ważne, aby każdorazowo minimalizować przetwarzanie danych osobowych. Poniżej podsumowujemy, jakie dane osobowe przetwarzamy i w jakich sytuacjach:

    Przy zapisach na kursy, szkolenia (stacjonarne i internetowe) i inne wydarzenia. Uczestnicy przesyłają nam swoje imię, nazwisko, e-mail, a w przypadku studentów i absolwentów wydziałów prawa informacje o uzyskanych w toku studiów ocenach. Przetwarzamy również dane związane ze wszelkimi rejestracjami na wydarzenia, szkolenia i konferencje, o ile rejestracja przeprowadzana jest za pośrednictwem formularza na stronie, mailowo lub telefonicznie. Prowadzimy listę zapisów, uczestnikom wysyłamy informacje związane z kursami i wydarzeniami.

    Użytkownik strony, przeglądając ją anonimowo, może korzystać z plików cookie, które zachowują podstawowe informacje o aktywności na stronie. Same pliki cookie nie przechowują danych osobowych, ale docelowe serwery mogą w teorii powiązać je z użytkownikiem, jeśli znany jest adres IP komputera, z którego nawiązywano połączenie. Pliki cookie można jednak całkowicie wyłączyć, co opisujemy w osobnym rozdziale.

    Po stronie serwera zachowywane są adresy IP, identyfikator urządzenia, użyta przeglądarka internetowa, system operacyjny oraz lokalizacja. Dane te zbierane są automatycznie przez serwer i są odnotowywane w celu monitorowania zagrożeń internetowych (ataki DDOS, próby złamania hasła i nieautoryzowanego dostępu do konta) oraz statusu działania usług. Umożliwiają również generowania statystyk odwiedzin strony.

    Dane przetwarzać możemy również w innych sytuacjach, w których przekazywanie danych ma charakter sporadyczny i jest niezbędne w związku z udziałem w szkoleniach, kursach i innych wydarzeniach.

    Sporadycznie przetwarzamy dane w postaci zdjęć. Ma to miejsce, gdy uzyskujemy rekomendację oraz zdjęcie od osoby, która zgadza się na publikację swoich danych w tej postaci na naszych kanałach informacyjnych lub na stronie.

    Sporadycznie może zdarzyć się, że przetwarzamy lub przekazujemy dane osobowe, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to wyraźną zgodę i jest to niezbędne w związku z umową lub roszczeniem– niezależnie od rodzaju postępowania: sądowego lub administracyjnego lub jakiegokolwiek innego postępowania pozasądowego w obrębie Unii i państw członkowskich.

    Nie przetwarzamy danych wrażliwych, których kontekst może powodować poważne ryzyko dla podstawowych praw i wolności. Do takich danych osobowych zaliczają się dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne. Nie przetwarzamy fotografii spełniających definicję danych biometrycznych, czyli takich, które, gdy są przetwarzane specjalnymi metodami technicznymi, umożliwiają jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej lub potwierdzenie jej tożsamości.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Przetwarzamy dane zgodnie z prawem (4.5.2016 L 119/40 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej PL) w celu świadczenia usług. Wszelkie przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych w przypadku podmiotów trzecich odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody (którą można w każdej chwili wycofać).

Zawsze upewniamy się, że osoba, której dotyczą dane wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów. Nasz proces zakłada przetwarzanie wyłącznie w sytuacji, gdy jest to niezbędne do wykonania usług. Prawną podstawą przetwarzania danych jest również obowiązek prawny wynikający z przepisów prowadzenia działalności lub innych prawnych uwarunkowań, które obligują nas do przetwarzania danych osobowych.

Kolejną podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora, w tym administratora, któremu mogą zostać ujawnione dane osobowe, ponieważ osoba, której dane dotyczą, jest klientem administratora lub działa na jego rzecz. Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest również przetwarzanie danych osobowych bezwzględnie niezbędne do zapobiegania oszustwom (co mogłoby mieć miejsce, gdyby nie następowała weryfikacja danych osobowych przy realizacji zamówień).

Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest Uniwersytecka Fundacja „Szkoła Prawa Niemieckiego w Warszawie” z siedzibą w Warszawie,ul. Lipowa 4, p. 3.7, 00-316 Warszawa.

Z administratorem można kontaktować się:

• Listownie na adres Fundacji
• Mailowo: wpia@uw.edu.pl.

Komu możemy przekazywać Państwa dane osobowe i w jakich okolicznościach?

Państwa dane osobowe możemy przekazać podmiotom i osobom współpracującym z Fundacją, w szczególności:

1. Wykładowcom, jeżeli jest to niezbędne do prowadzenia zajęć w ramach kursów i szkoleń;
2. Podmiotom i osobom, którym powierzono prowadzenie księgowości Fundacji;
3. Uniwersytetowi Warszawskiemu, jeżeli jest to niezbędne do prowadzenia szkoleń i kursów.
4. Uczelniom partnerskim, w szczególności Uniwersytetowi w Bonn, jeżeli jest to niezbędne do prowadzenia szkoleń i kursów lub zorganizowania i przeprowadzenia wydarzeń i zadań w ramach współpracy między Fundacją a Uniwersytetem w Bonn.

Odbiorcy danych osobowych

5. Dostęp do Państwa danych osobowych będą posiadać pracownicy i współpracownicy Fundacji, upoważnieni pracownicy i współpracownicy Uniwersytetu Warszawskiego, którzy muszą przetwarzać Państwa dane w związku z realizowanym zadaniem (np. podmiot prowadzący księgowość Fundacji czy wykładowcy).
6. Odbiorcami danych mogą być także podmioty, którym administrator zleci wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych.
   W celu zapewnienia należytej ochrony danych osobowych z tymi odbiorcami została podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Okres przechowywania danych osobowych

Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe do chwili realizacji celu, w którym dane zostały zebrane, a następnie w przypadkach, które tego wymagają przez okres wskazany
w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.
z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.) oraz przepisach ustawy Prawo telekomunikacyjne.

Prawa związane z przetwarzaniem danych

Gwarantujemy Państwu realizację wszystkich Państwa praw na zasadach określonych przez RODO tj. prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• usunięcia danych osobowych (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

Obowiązek podania danych i konsekwencja niepodania danych

Podanie danych, które przetwarzane są w związku z realizacją obowiązku prawnego jest obowiązkowe, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody na przetwarzanie danych osobowych podanie danych jest dobrowolne. Niepodanie danych może utrudnić lub uniemożliwić realizację celów wskazanych wyżej.

Polityka prywatności może być uzupełniania lub uaktualniana zgodnie z bieżącymi potrzebami administratora w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji użytkownikom dotyczącej ich danych osobowych i informacji o nich. Wszelkie zmiany polityki prywatności są wprowadzane na niniejszej stronie.